Komunikácia e-mailom patrí medzi základné činnosti podnikania. Prostredníctvom tejto pošty komunikujete so svojimi klientami, dodávateľmi, zamestnancami aj verejnosťou. Preto je dôležité, aby ste aj takouto formou pôsobili profesionálne a ovládali základné pravidlá. Ako správne písať e-maily, aby ste pôsobili čo najviac dôveryhodne a na úrovni? Všetky naše rady a tipy sa dočítate v tomto článku.
Predmet e-mailu a oslovenie
Hneď ako vypisujete, komu e-mail odošlete, tak doplňte predmet e-mailu. Na toto množstvo ľudí zabúda a potom majú problém s neprehľadnosťou pošty. Aj pre prijímateľa bude jednoduchšie, ak uvidí priamo v predmete e-mailu jeho „nadpis“. Predmet by nemal byť dlhý a jeho základom sú kľúčové slová, príp. hlavná myšlienka celého e-mailu. Samotnú správu začnete písať oslovením príjemcu, za ktorým sa vždy píše čiarka. Po oslovení vynechajte jeden riadok, aby bol e-mail prehľadnejší.
Jednoduchosť, prehľadnosť a pravopis
O prehľadnosti sme písali aj v predošlom bode, no zopakujeme to ešte raz. Snažte sa e-mail písať čo najviac štruktúrovane. Berte to ako informačný text, ktorého príjemca by ho mal čo najjednoduchšie pochopiť. Používajte jednoduché vety, stručné vyjadrovanie a formálne členenie – odseky, vety a odrážky. Vyhnite sa gramatickým chybám a e-mail si pred odoslaním ešte párkrát skontrolujte. Pravopis je totiž jedným z najdôležitejších faktorov.
Štruktúra e-mailu
Tak ako každý text, aj e-mail má svoj úvod, jadro a záver. Úvod tvorí oslovenie prijímateľa. Ak sa s ním ešte nepoznáte, tak sa môžete v úvode aj v skratke predstaviť. Jadro tvorí hlavná téma e-mailu. Je to dôvod, prečo e-mail píšete a čo s ním chcete dosiahnuť. Záver obsahuje pozdrav, váš podpis a kontaktné údaje. Záverečnú časť si viete spraviť aj ako šablónu, takže vám ju bude automaticky vkladať do každého písaného e-mailu.
